LE CALENDRIER



Retour en Haut de Page I. Découvrir les principes du dossier "calendrier" Le calendrier

Le calendrier d'Evolution flexible et efficace permet une gestion des rendez-vous personnels en répertoriant sans efforts des rendez-vous uniques, journaliers ou récurrents et en éditant vos rendez-vous ou en les reprogrammant facilement et des consultations multiples d'agendas que vous consultez ou imprimez selon les formats quotidien, hebdomadaire ou mensuel.

Il est un organisateur de rendez-vous tout en créant et confirmant des réunions de groupe on-line, même avec les utilisateurs de Microsoft Outlook et de Lotus Notes.

Utilisé à la fois pour des rendez-vous et des réunions. Un rendez-vous (appointment) est une activité que vous planifiez dans votre calendrier et qui n'implique pas d'autres personnes ou ressources. Un rendez-vous récurrent (recurring appointment) se répète à intervalles réguliers. Une réunion (meeting) est un rendez-vous auquel vous invitez d'autres personnes ou pour lequel vous réservez des ressources. Une réunion récurrente (recurring meeting) se répète à intervalles réguliers. Vous ne pouvez envoyer des demandes de réunion que si vous utilisez Outlook pour envoyer votre courrier électronique.

Un événement (event) est une activité qui dure au moins 24 heures. Un événement annuel, tel un anniversaire, a lieu chaque année à une date précise. Les événements et les événements annuels n'occupent pas de tranches horaires dans votre calendrier.

Pour y accéder, cliquez dans la barre de raccourcis d'Evolution l'icône Calendrier , ou en sélectionnant le dossier Calendrier dans la liste de dossiers.

La barre d'outils vous offre quatre vues différentes de votre calendrier : En cliquant sur les différents boutons pour commuter entre les vues.

Vous pouvez aussi choisir une gamme arbitraire de jours dans le petit calendrier à droite en haut. Pour le faire, cliquez et vous prolongez les jours que vous voulez voir dans votre calendrier.

Les boutons (En arrière) et (En avant) vous permettront de changer de jour de vos pages de calendrier soit vous verrez la page de demain ou d'hier. Pour revenir à la date d'aujourd'hui, cliquez sur le bouton dans la barre d'outils.

Pour visiter les entrées de calendrier d'une date spécifique, cliquez le bouton (Aller à une date précise) et choisissez la date dans la boîte de dialogue qui apparaît.


Retour en Haut de Page II. Définir les paramètres du calendrier Paramètres du calendrier

L'outil de configuration de calendrier a deux onglets Général et Affichage.

Pour y accéder, cliquez Outils/Paramètres d'Evolution/Calendrier et Tâches

* L'onglet Général :

Dans les vues de la journée et de semaine, Evolution montre toutes les heures dans la gamme que vous choisissez ici, même s'il n'y a aucun rendez-vous pendant ces périodes.

Bien sûre, vous pouvez encore programmer un rendez-vous en dehors de ces heures, et si vous le faites, l'affichage sera prolongé pour le montrer.

* L'onglet Affichage vous laisse choisir comment vos rendez-vous et tâches apparaîtront dans votre calendrier.

Pour afficher le nombre de jours que le calendrier doit afficher à l'ouverture du dossier "Calendrier" :

Retour en Haut de Page III. Planification avec le calendrier

Retour en Haut de Page III.1 Création rapide de rendez-vous : Bénéficiez d'un pense-bête électronique et personnalisé grâce à Evolution

Ximian Evolution est un programme de gestion d'informations personnelles et de messagerie qui vous permet d'organiser vos messages, vos rendez-vous, vos contacts et vos tâches.

Entre autres fonctions,Ximian Evolution affiche vos réunions, vous rappelle vos rendez-vous et les planifie.

Ainsi, pour ne pas oublier, nous vous conseillons de confier à Evolution le soin de vous le rappeler.

La fenètre Rendez-vous permet la personnalisation du rappel est un moyen sûr de ne pas oublier et de vous prévenir d'un prochain événement.

Pour créer un nouveau rendez-vous :

Retour en Haut de Page III.2 Modification de rendez-vous

Retour en Haut de Page III.3 Suppression de rendez-vous

Retour en Haut de Page III.4 Création d'un rendez-vous récurrent ou périodique : événement

Un rendez-vous récurrent (recurring appointment) se répète à intervalles réguliers. Mais ce rendez-vous revenant chaque mois par exemple, il est très intéressant d'utiliser la fonction Périodicité.

Retour en Haut de Page III.5 Supprimer un rendez-vous périodique

Retour en Haut de Page III.6 Visualisation du descriptif d'un rendez-vous sans l'ouvrir

A l'ouverture d'Evolution, le calendrier affiche directement la journée en cours et vous avez une vue rapide et un descriptif de celle-ci avec tous les événements possibles.

Retour en Haut de Page IV. Organiser une réunion

Retour en Haut de Page IV.1 Envoyer une Réponse S.V.P avec le calendrier

Evolution peut être utiliser pour programmer des réunions de groupes et vous aider à gérer les réponses à vos demandes de réunions.

Lorsque vous créez une réunion ou un groupe de rendez-vous, vous pouvez spécifier les participants dans plusieurs catégories tel que "président" ou "exigé". Lorsque vous enregistrez le rendez-vous, chaque participant envoiera un message avec des informations de rendez-vous et leur donnera l'option pour répondre.

Si vous n'avez pas besoins de collecter les informations du service lorsque vous êtes en train de programmer un événement, et vous voudriez plutôt l'annoncer, depuis votre fenètre de rendez-vous, sélectionnez Actions/Faire suivre comme iCalendar. Cela ouvrira un nouveau message de messagerie avec la notification d'événement liée comme une annonce. Les destinataires pourront ajouter l'événement à leurs calendriers en un clic, mais seront automatiquement dans l'impossibilté de vous envoyer un message pourqu'ils assistent à cette réunion.

Pour programmer une réunion : A partir de la fenètre d'un Rendez-vous spécifique :

Une fois que vous avez ajouté la réunion à votre calendrier, vous pouvez faire des changements à celle-ci, désigner vous-même l'organisateur, inviter plusieurs personnes, et ainsi de suite mais soyez conscient que si l'organizer d'origine envoie d'autres mise à jour, vos changements peuvent être écraser. Lorsque vous enregistrez vos changements,


Retour en Haut de Page IV.2 Répondre à une demande de réunion

Les demandes de réunion sont envoyées comme des iCalendar joints. Pour voir ou répondre à l'une en cliquant votre Boîte de Réception,

Un message sera envoyé à l'organisateur avec votre réponse, pour visualiser le message de réponse à la réunion en cliquant le dossier Envoyé .

L'événement sera également ajouté à votre calendrier si vous acceptez.

Cependant, si vous ajoutez une réunion à votre calendrier, il y a quelques restrictions : seul l'organisateur d'une réunion peut ajouter des participants à une réunion. Vos seuls options, comme un participant, sont d'accepter la réunion, ou la refuser.

Une fois que vous avez ajouté la réunion à votre calendrier, vous pouvez faire des changements à votre copie, changez la description, vous marquez l'organisateur, invitez plus de personnes, et ainsi de suite. Mais être conscient que si l'organisateur original fait sortir une autre mise à jour, vos changements peuvent être recopiés.

Une réunion peut avoir un seul organisateur. Vous pouvez désigner vous-même l'organisateur de la réunion, mais à moins que vous coordonniez l'action avec l'organisateur que vous êtes en train de remplacer, vous pourriez créer des confusions dans le programme du calendrier. Si vous voulez inviter une personne de plus à une réunion sans changer l'organisateur, le mieu à faire est de faire suivre le premier message de l'organisateur aux participants supplémentaires.

Retour en Haut de Page IV.3 Recevoir des réponses aux demandes de réunion

Une fois que vous recevez une réponse à votre invitation de réunion, dans votre Boîte de Réception, vous aurez besoin de la voir pour mettre à jour votre liste de participants.

Retour en Haut de Page IV.4 Programmer les réunions et vue des options Libre/Occupé

En plus d'une réunion standard programmé, vous pouvez installer et publier les informations concernant vos périodes de temps libre ou occupé en utilisant les options Libre/Occupé . A ce moment, les particuliarités de Libre/Occupé fonctionnent seulement avec les serveurs Microsoft Exchange. Cependant, vous pouvez encore utiliser les événements d'invitations de iCalendar pour coordonner les calendriers avec d'autres personnes peu importe du serveur que vous êtes en train d'utiliser.

Pour accéder aux options libre/occupé :

Pour programmer un rendez-vous, vous avez besoins premièrement les informations libre/occupé des gens. Si vous êtes en train d'utiliser Ximian Connector pour Microsoft Exchange, toute l'information vous est déja disponible dans la Liste Globale des Adresses. Autrement, chaque personne aura à vous envoyer par courrier électronique leurs files de programme et vous aurez à les incorporer dans votre calendrier.

Sans se soucier de comment vous obtenez l'information, Ximian Evolution l'affichera dans l'onglet Programmes. Le rendez-vous en attente apparaitera en blanc avec des bordures noires vives. Chaque temps libre et occupé des participants apparaitera d'une couleur codifée à coté de leurs noms dans la liste des invités.

Régler l'heure de la réunion, en utlisant les boutons et de Choix automatique pour choisir une heure automatiquement, alors cliquez . Les participants connectés à un serveur Exchange auront le rendez-vous mise à jour automatiquement, les autres recevront un message de tous changements dans les plannings.

Retour en Haut de Page IV.5 Annuler une réunion

Pour déprogrammer un rendez-vous :

Retour en Haut de Page V. Imprimer le calendrier

Pour imprimer votre calendrier, sélectionnez l'intervalle d'impression , la journée de rendez-vous par exemple :

Vous pouvez aussi imprimer uniquement depuis le calendrier une période de rendez-vous, sélectionnez l'événement,


Retour en Haut de Page VI. Rechercher un élément, un RDV ou un événement

>>La recherche d'un élément, RDV ou un événement, vous avez 5 critères possible de recherches par :

Pour les 4 premiers critères, spécifiez l'élément pour faciliter cette recherche, et pour lancer la recherche, cliquez Trouver maintenant.

La dernière celle de la catégorie, si différentes catégories sont énumérées dans votre calendrier, cliquez , faîtes le choix de la catégorie voulue et pour lancer la recherche, cliquez Trouver maintenant. Le(s) jour(s) dont la catégorie est définie, s'affiche(nt) avec le résumé et tous les détails de l'événement.
Retour en Haut de Page VII. Les symboles du calendrier

Symbole

Description

Rappel de rendez-vous ou de réunion

Rendez-vous ou réunion périodique

Réunion

Affaires

Anniversaire

Appels Téléphoniques

Buts/Objectifs

Cadeaux

Client Important

Contrats Impostants

Divers

Fournisseurs

Idées

International

Personnel

Stratégies

Vacances


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